Módulo 1: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Todos nos hemos involucrado en algunos aspectos de la gestión de proyectos. De hecho, es probable que lleves mucho tiempo desarrollando y gestionando proyectos en tu vida cotidiana sin darte cuenta, así como participando en distintos aspectos de la gestión de proyectos.

¡Empecemos!

Bienvenida

“Nos alegramos de que estés aquí. Permítenos presentarnos:

Somos Emma, Leon, Gabby y Sal y estamos creando juntos un producto denominado «Su comida a domicilio». Se trata de un servicio de entrega de comida para personas mayores en el que nos dividimos las tareas para asegurarnos de que nuestro proyecto sea todo un éxito.

Durante la próxima hora y media, descubrirás junto a nuestro equipo lo que supone ser un gestor de proyectos. Conocerás paso a paso los procesos, las habilidades y los conceptos más demandados en el ámbito de la gestión de proyectos. De esta manera, podrás aplicarlos a cualquier proyecto que realices en el futuro. Te guiaremos a través de los procesos de gestión de proyectos y te enseñaremos las habilidades y los conceptos de esta actividad que pueden aplicarse a cualquier proyecto.

Al final de cada módulo, recibirás plantillas que podrás utilizar para completar tus propios proyectos. ¿Sientes curiosidad? Empecemos”.

Actividad 1: ¿En qué consiste un proyecto?

Gabby: “Todos nos hemos involucrado en algunos aspectos de la gestión de proyectos, o al menos lo hicimos durante los estudios. Además, también es probable que lleves mucho tiempo desarrollando y gestionando proyectos en tu vida cotidiana sin darte cuenta. Cada vez que planificaste la ropa que ibas a meter en la maleta para irte de vacaciones, programaste la hora para quedar con tu grupo de amigos, preparaste una presentación o construiste un avión de papel con tu equipo, estabas participando en distintos aspectos de la gestión de proyectos”.

Actividad 2: Funciones clave en la gestión de proyectos

Emma: “Leon, Gabby y Sal se repartirán las distintas tareas para este proyecto. Definamos algunas de las distintas funciones que se desempeñan en un proyecto. ¿Puedes ayudarnos a elegir los nombres adecuados para las explicaciones?”

Activity 3: Procesos de la gestión de proyectos

Leon: “También hemos aprendido acerca de los distintos procesos que se utilizan en la gestión de proyectos. Cualquier proyecto, independientemente de su volumen o complejidad, implica el uso de habilidades, herramientas y procedimientos específicos para cumplir los objetivos del proyecto. La gestión de proyectos puede dividirse en cinco procesos consecutivos:

- - - El proceso de iniciación es el comienzo del proyecto. Durante este proceso, se identifican los grupos de interés del proyecto y se selecciona un gestor de proyectos. También se establecen las metas y los objetivos del proyecto y se obtiene la autorización para llevarlo a cabo.
    - Durante el proceso de planificación, se crea el plan del proyecto. El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto. El proceso de planificación es muy importante para garantizar el éxito total del proyecto. Sin una planificación detallada, un gestor de proyectos y el miembro del equipo pueden tener muchas dificultades para lograr el éxito del proyecto.
    - La ejecución es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación.
    - La supervisión y el control se realizan a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.
    - En el proceso de cierre se cumplen los objetivos del proyecto. Se completan las tareas administrativas finales y se recopilan las lecciones aprendidas para mejorar los futuros proyectos. El proceso de cierre implica dedicar tiempo para celebrar los éxitos del equipo a lo largo del proceso hacia la finalización del proyecto.

Ayúdanos a dar los pasos adecuados en el proyecto arrastrando los temas en el orden correcto”.

Actividad 4:

La triple Restricción

Sal: “Cada vez que comenzamos un proyecto, nos preocupamos por el trabajo que se debe realizar (ámbito), el coste (presupuesto) y la duración (tiempo). Es algo que hacemos continuamente en diferentes tipos de proyectos, por ejemplo para planificar el lanzamiento de nuestro servicio, preparar un examen o incluso planear una fiesta de cumpleaños. A estos tres parámetros los denominamos la triple restricción de la gestión de proyectos“.

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Módulo 2: Iniciación del proyecto

Terminología clave

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Criterios de aceptación

Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los productos finales.

Actividad

Parte distinta y programada del trabajo realizado durante el curso de un proyecto.

Suposición

Factor en el proceso de planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba o demostración.

Proceso de cierre

Procesos realizados para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.

Gestión de las comunicaciones

Componente del plan de gestión del proyecto, programa o cartera que describe cómo, cuándo y quién gestionará y difundirá la información sobre el proyecto.

Restricción

Factor limitante que afecta a la ejecución de un proyecto, programa, cartera o proceso.

Producto final

Cualquier producto, resultado o capacidad únicos y verificables para realizar un servicio que se requiere para completar un proceso, fase o proyecto.

Proceso de ejecución

Es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación.

Proceso de iniciación

Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, con la obtención de la autorización para iniciar dicho proyecto o fase.

Lecciones aprendidas

Conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestran cómo se abordaron los problemas del proyecto o cómo deberían abordarse en el futuro con el fin de mejorar los resultados posteriores.

Hito

Situación o acontecimiento importante en un proyecto, programa o cartera.

Planificación de hitos

Tipo de programa que presenta hitos con fechas previstas.

Proceso de supervisión y control

Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.

Proceso de planificación

El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto.

Proyecto

Iniciativa temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado únicos.

Carta del proyecto

Documento emitido por la persona que inicia el proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gestor la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Gestión de proyectos

Aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo.

Gestor de proyectos

Persona asignada por la organización que realiza el proyecto para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Programa del proyecto

Resultado de un modelo de programa que presenta actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos planificados.

Equipo del proyecto

Conjunto de personas que ayudan al gestor de proyectos a realizar el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.

Ámbito

Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Cambios imprevistos

Ampliación incontrolada del ámbito del producto o el proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos.

Patrocinador

Persona o grupo que proporciona recursos y ayuda al proyecto, programa o cartera y es responsable de facilitar el éxito.

Grupo de interés

Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que se ve afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Registro del grupo de interés

Documento del proyecto que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los grupos de interés del proyecto.

Recurso

Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.

Riesgo

Evento o condición inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo o negativo sobre uno o varios de los objetivos del proyecto.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Descomposición jerárquica del ámbito total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo y crear los resultados requeridos.