MóDULO 5: Cierre
Finalizar un proyecto es todo un logro y el resultado de haber trabajado mucho. Como grupo, los miembros de tu equipo y tú habéis tenido una idea, la habéis planificado, habéis ejecutado el plan, habéis supervisado o controlado el progreso y habéis llegado al proceso de cierre.
“¡LO HEMOS LOGRADO!”
Sal, Emma, Gabby y Leon: “¡LO CONSEGUIMOS, EL EVENTO DE LANZAMIENTO FUE INCREÍBLE!
Tras un día de descanso, estamos listos para cerrar esta parte del proyecto. El cierre es el proceso de finalización del proyecto. Finalizar un proyecto es todo un logro y el resultado de haber trabajado mucho.”
El Proceso de cierre
Emma: “Como grupo, nuestro equipo ha tenido una idea, la ha planificado, ha ejecutado el plan, ha supervisado o controlado su progreso y ahora ha llegado al proceso de cierre. En el proceso de cierre tenemos la oportunidad de reflexionar sobre la calidad de los resultados del proyecto, lo que hemos aprendido sobre la gestión de un proyecto y el buen trabajo realizado junto a tu equipo.
En el proceso de cierre todavía hay que completar algunos trabajos como los siguientes:
- En el caso de algunos proyectos, se crea una presentación de cierre para presentar el informe final a los grupos de interés (el consejo escolar, la residencia de ancianos, los patrocinadores, etc.).
- Recopilamos y guardamos toda la documentación relacionada con el proyecto (como el plan del proyecto, el programa completo, etc.) en una cartera de proyectos, por ejemplo, en un cuaderno o un ordenador. Estos documentos se convierten en material de referencia para futuros proyectos, por ejemplo para nuevas versiones de nuestro servicio de entrega de comida en los próximos meses o para otro evento que queramos organizar.
- Los miembros del equipo deben “aprobar” el proyecto para verificar que ha finalizado.
- Estamos creando un documento de las lecciones aprendidas con los miembros del equipo preguntando qué ha ido bien, qué podría haberse hecho mejor y qué debería seguir realizándose.
- Estamos realizando una autoevaluación y una evaluación de los compañeros y mantenemos una conversación sobre cada miembro de nuestro equipo de forma individual. Incluimos si:
-
- Nos tratamos con respeto.
- Compartimos responsabilidades.
- Nos comunicamos con claridad y eficacia.
- Trabajamos de forma organizada.
- Gestionamos el tiempo de manera inteligente.
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- Y, como no podía ser de otra manera, celebramos todo lo que nuestro equipo ha conseguido. Independientemente del resultado, hemos dedicado tiempo y esfuerzo, hemos aprendido mucho durante el proceso y debemos recibir una recompensa por todo el esfuerzo.
Autoevaluación y evaluación de los compañeros
Leon: “Para que cada miembro del equipo progrese a partir de este proceso, realizamos una autoevaluación y una evaluación de los compañeros. Para ello, creamos un pósit para cada miembro del equipo, con el siguiente formato”:
Actividad 11: Encuentra las palabras
Sal: “Ayúdanos a celebrarlo encontrando todos los términos clave de cada capítulo, y demuestra que estás preparado para gestionar proyectos a lo grande.
Las palabras están posicionadas en horizontal y en vertical. Arrastra el ratón sobre la palabra que encuentres para seleccionarla.”
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Terminología clave
Haz click en los términos para expandirlos y ver su significado.
Criterios de aceptación
Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los productos finales.
Actividad
Parte distinta y programada del trabajo realizado durante el curso de un proyecto.
Suposición
Factor en el proceso de planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba o demostración.
Proceso de cierre
Procesos realizados para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.
Gestión de las comunicaciones
Componente del plan de gestión del proyecto, programa o cartera que describe cómo, cuándo y quién gestionará y difundirá la información sobre el proyecto.
Restricción
Factor limitante que afecta a la ejecución de un proyecto, programa, cartera o proceso.
Producto final
Cualquier producto, resultado o capacidad únicos y verificables para realizar un servicio que se requiere para completar un proceso, fase o proyecto.
Proceso de ejecución
Es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación.
Proceso de iniciación
Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, con la obtención de la autorización para iniciar dicho proyecto o fase.
Lecciones aprendidas
Conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestran cómo se abordaron los problemas del proyecto o cómo deberían abordarse en el futuro con el fin de mejorar los resultados posteriores.
Hito
Situación o acontecimiento importante en un proyecto, programa o cartera.
Planificación de hitos
Tipo de programa que presenta hitos con fechas previstas.
Proceso de supervisión y control
Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.
Proceso de planificación
El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto.
Proyecto
iniciativa temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado únicos.
Carta del proyecto
Documento emitido por la persona que inicia el proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gestor la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
Gestión de proyectos
Aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo.
Gestor de proyectos
Persona asignada por la organización que realiza el proyecto para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
Programa del proyecto
Resultado de un modelo de programa que presenta actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos planificados.
Equipo del proyecto
Conjunto de personas que ayudan al gestor de proyectos a realizar el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.
Ámbito
Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.
Cambios imprevistos
Ampliación incontrolada del ámbito del producto o el proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos.
Patrocinador
Persona o grupo que proporciona recursos y ayuda al proyecto, programa o cartera y es responsable de facilitar el éxito.
Grupo de interés
Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que se ve afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
Registro del grupo de interés
Documento del proyecto que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los grupos de interés del proyecto.
Recurso
Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.
Riesgo
Evento o condición inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo o negativo sobre uno o varios de los objetivos del proyecto.
Estructura de desglose del trabajo (WBS)
Descomposición jerárquica del ámbito total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo y crear los resultados requeridos.