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Módulo 3:

Planificación

Sin una planificación detallada, un gestor de proyectos y el miembro del equipo pueden tener muchas dificultades para lograr el éxito del proyecto.

El proceso de planificación incluye las siguientes acciones:

  • Desglosar el trabajo en actividades.

  • Determinar el orden de prioridad de las actividades.

  • Estimar el tiempo necesario por actividad.

  • Asignar las funciones y las responsabilidades.

Empecemos

Planificación del momento y la forma de supervisar y controlar el proyecto

Emma: “Cada parte de nuestro proceso de planificación se basa en las anteriores. Es posible que tenga que volver a examinar y revisar partes de su proyecto a lo largo del proceso.

Este proceso de revisión forma parte de la supervisión y el control del proyecto. La supervisión y el control serán más fáciles de llevar a cabo con las revisiones continuas del equipo.

Por ejemplo, nos reunimos todos los lunes por la mañana para comprobar las actividades actuales que están en marcha”.

Elaboración de un programa del proyecto

Gabby: “Es necesario crear un programa del proyecto en el que se identifiquen todos los hitos y las actividades que deben completarse, incluidas las fechas de inicio y vencimiento, con el fin de cumplir el plazo para el evento de lanzamiento”.

Para crear un programa debemos seguir los siguientes pasos:

    1. Identificación de los hitos: los hitos son los puntos críticos del calendario de un proyecto que pueden controlarse para determinar si el proyecto está en marcha. Estos muestran la finalización de las principales partes del proyecto.
    2. Definición de las actividades: ¿qué actividades se deben llevar a cabo para cumplir cada hito?
    3. Enumeración de las actividades: las actividades corresponden a la lista de “cosas por hacer” de cada actividad. Dividimos los hitos y las actividades del proyecto mediante una estructura de desglose del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés). Puedes encontrar el ejemplo debajo de este texto.
    4. Determinación de la secuencia: ¿cuándo se realizará cada hito, actividad y tarea?Para determinar la secuencia, tendremos que evaluar qué actividades son dependientes y cuáles son independientes.Una tarea dependiente implica que otra actividad o tarea debe ser completada antes de que la tarea dependiente pueda comenzar. Ejemplo: si voy a entregar la comida, en primer lugar tengo que comprarla. Por lo tanto, la entrega de la comida depende de que se haya completado su compra.

      Una tarea independiente es aquella actividad o tarea que puede completarse en cualquier momento y que no está relacionada con ninguna otra tarea que se esté llevando a cabo.

    5. Estimación del tiempo: ¿cuánto tiempo tardará en completarse cada tarea? Se trata de la mejor estimación basada en la experiencia anterior, teniendo en cuenta el volumen de trabajo que debe realizarse.Subestimar la cantidad de tiempo necesaria para completar cada actividad es un error común. Incluir un tiempo adicional en el programa puede ayudar a garantizar la disponibilidad del tiempo necesario para completar el proyecto a tiempo.
    6. Creación del programa: con toda la información anterior disponible, ahora ya se puede crear el programa.

 

Actividad 7: Estructura desglose de trabajo

Con la ayuda del texto que aparece a continuación, rellena los huecos.

La gestión de proyectos puede dividirse en cinco procesos consecutivos:

 

  • El proceso de Iniciación es el principio del proyecto. Durante este proceso, se identifican los grupos de interés y se elige al gestor de proyectos. Se definen los objetivos y metas del proyecto y se obtiene autorización para proceder con la iniciativa.
  • Durante el proceso de Planificación, se crea el plan de proyecto. El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado finales. También determinan el equipo humano y los recursos necesarios, establecen una cronología y definen el presupuesto disponible para el proyecto. La planificación es una parte muy importante para el éxito integral del proyecto. Sin la correcta planificación, el gestor de proyectos y el equipo pueden experimentar muchas dificultades para alcanzar un resultado exitoso.
  • Ejecución es el proceso de llevar a cabo el plan del proyecto. La fase de ejecución conlleva realizar las actividades definidas en el plan de proyectos.
  • La Monitorización y Control se llevan a cabo a lo largo de todo el proyecto. Monitorizar y controlar consiste en asegurarse de que todas las actividades del plan de proyecto se llevan a cabo a tiempo y dentro del presupuesto, así como abordar los cambios necesarios para la consecución de objetivos.
  • En el proceso de Cierre, se entregan los objetivos del proyecto. Se completa el trabajo administrativo final y se digieren las lecciones aprendidas para mejorar en futuros proyectos. El proceso de cierre conlleva tomarse el tiempo para celebrar los logros del equipo durante el camino hacia la compleción del proyecto.

Asignación de las funciones y las responsabilidades

Sal: “Para nuestro equipo es importante entender los puntos fuertes, las habilidades y las capacidades de cada uno de sus miembros para asegurarse de que reciben las responsabilidades adecuadas que se ajusten a sus personalidades y conjuntos de habilidades.

 

Se puede utilizar una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) para asignar a los miembros del equipo las actividades adecuadas. Una buena práctica es asignar también un backup o persona de apoyo en caso de que el responsable principal no esté disponible”.

Planificación de la fecha, el contenido y la forma de la comunicación

Emma: “Los miembros de nuestro equipo y los grupos de interés (como el consejo escolar, la tienda local y la residencia de ancianos) necesitan información sobre cómo se está desarrollando el proyecto y qué puede ser necesario cambiar para llevar a cabo todo el trabajo.

 

La planificación de la comunicación implica tener claro quién necesita comunicarse con quién y con qué frecuencia, así como qué información sería relevante y útil para cada grupo de interés”.

Actividad 8: Planificación de los riesgos

Sal: “Es importante identificar los posibles riesgos que pueden repercutir en el éxito del proyecto, por ejemplo, si nuestro servicio es tan útil que posiblemente podamos expandirlo a otra ciudad”.

Identificar los posibles riesgos ofrece la oportunidad de planificar de antemano una respuesta, tanto si fracasa como si tiene éxito, lo que ayudará a evitar o reducir un impacto negativo en el proyecto.

Los riesgos pueden afectar a uno o varios ámbitos del proyecto, entre ellos:

  • Recursos: capacidad para adquirir personal, equipos, financiación u otros recursos para completar el proyecto.
  • Tiempo: ¿se completarán los productos finales o todo el proyecto en el plazo previsto.
  • Ámbito: realización y entrega de todos los elementos mencionados en el ámbito original.
  • Calidad: en qué medida cada producto final cumple los objetivos establecidos en los criterios de aceptación.

    Rellena el nivel de riesgo arrastrando la primera letra de la palabra a la columna de la derecha:

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    Módulo 4: Ejecución, supervisión y control

    siguiente

    Terminología clave 

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    Criterios de aceptación

    Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los productos finales.  

    Actividad

    Parte distinta y programada del trabajo realizado durante el curso de un proyecto. 

    Suposición

    Factor en el proceso de planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba o demostración. 

    Proceso de cierre

    Procesos realizados para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.

    Gestión de las comunicaciones

    Componente del plan de gestión del proyecto, programa o cartera que describe cómo, cuándo y quién gestionará y difundirá la información sobre el proyecto. 

    Restricción

    Factor limitante que afecta a la ejecución de un proyecto, programa, cartera o proceso. 

    Producto final

    Cualquier producto, resultado o capacidad únicos y verificables para realizar un servicio que se requiere para completar un proceso, fase o proyecto. 

    Proceso de ejecución

    Es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación. 

    Proceso de iniciación

    Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, con la obtención de la autorización para iniciar dicho proyecto o fase. 

    Lecciones aprendidas

    Conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestran cómo se abordaron los problemas del proyecto o cómo deberían abordarse en el futuro con el fin de mejorar los resultados posteriores.  

    Hito

    Situación o acontecimiento importante en un proyecto, programa o cartera. 

    Planificación de hitos

    Tipo de programa que presenta hitos con fechas previstas.

    Proceso de supervisión y control

    Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.

    Proceso de planificación

    El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto.  

    Proyecto

    Iniciativa temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado únicos. 

    Carta del proyecto

    Documento emitido por la persona que inicia el proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gestor la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.  

    Gestión de proyectos

    Aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo. 

    Gestor de proyectos

    persona asignada por la organización que realiza el proyecto para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

    Programa del proyecto

    Resultado de un modelo de programa que presenta actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos planificados.  

    Equipo del proyecto

    Conjunto de personas que ayudan al gestor de proyectos a realizar el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.

    Ámbito

    Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

    Cambios imprevistos

    Ampliación incontrolada del ámbito del producto o el proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos.

    Patrocinador

    Persona o grupo que proporciona recursos y ayuda al proyecto, programa o cartera y es responsable de facilitar el éxito. 

    Grupo de interés

    Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que se ve afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

    Registro del grupo de interés

    Documento del proyecto que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los grupos de interés del proyecto.

    Recurso

    Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.  

    Riesgo

    Evento o condición inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo o negativo sobre uno o varios de los objetivos del proyecto. 

    Estructura de desglose del trabajo (WBS)

    Descomposición jerárquica del ámbito total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo y crear los resultados requeridos.