Módulo 4: Ejecución, supervisión y Control

La ejecución es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. Se trata de poner en marcha el plan del proyecto. El plan del proyecto sirve de guía para ayudar a garantizar que los resultados, es decir, los objetivos previstos del proyecto, se completarán correctamente, a tiempo y ajustándose al presupuesto.

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Pon en marcha tu plan

Gabby: “Es hora de ejecutar nuestro plan para el evento de lanzamiento. La ejecución es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. Se trata de poner en marcha el plan del proyecto. El plan del proyecto sirve de guía para ayudar a garantizar que los resultados, es decir, los objetivos previstos del proyecto, se completarán correctamente, a tiempo y ajustándose al presupuesto.

A medida que se ejecuta el trabajo, debes procurar:

- - Utilizar el presupuesto y los recursos según lo previsto.
- - Gestionar los riesgos que has identificado.
- - Centrarse únicamente en el trabajo descrito en el ámbito del proyecto.
- - Cumplir tus hitos.
- - Documentar tu progreso de forma organizada.
- - Comunicar el progreso de tu proyecto de forma periódica y eficaz a los grupos de interés.

Al comprobar el progreso, evaluando si los objetivos del proyecto se están alcanzando de la mejor manera posible y estando preparado para ajustar la trayectoria si es necesario, estás participando en el proceso de supervisión/control”.

Actividad 9: Herramientas de Gestión de Proyectos

Gabby: “Utilizamos Trello para saber en qué punto del proyecto nos encontramos y así poder dividir todas las tareas.

Regístrate a través de Trello.com y crea una cuenta y un nuevo panel en el que recrees los temas mencionados anteriormente:

- - Informe del estado
  - Tareas pendientes
  - Tareas en curso
  - Tareas en espera
  - Tareas realizadas
  - Tareas para la próxima semana
  - Lista de tareas acumuladas.”

Actividad 10: Crea Informe del Estado

Emma: “Crea un informe del estado similar al de la siguiente imagen. Para ello, crea una nueva ficha en la columna “Status Report” (Informe del estado). Después escribe sobre el texto que aparece a continuación. Intenta averiguar cómo hacer que el texto esté en negrita o añadir listas de verificación, entre otras funciones”.

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Módulo 5: Cierre

Terminología clave

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Criterios de aceptación

Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los productos finales.

Actividad

Parte distinta y programada del trabajo realizado durante el curso de un proyecto.

Suposición

Factor en el proceso de planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba o demostración.

Proceso de cierre

Procesos realizados para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.

Gestión de las comunicaciones

Componente del plan de gestión del proyecto, programa o cartera que describe cómo, cuándo y quién gestionará y difundirá la información sobre el proyecto.

Restricción

Factor limitante que afecta a la ejecución de un proyecto, programa, cartera o proceso.

Producto final

Cualquier producto, resultado o capacidad únicos y verificables para realizar un servicio que se requiere para completar un proceso, fase o proyecto.

Proceso de ejecución

Es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación.

Proceso de iniciación

Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, con la obtención de la autorización para iniciar dicho proyecto o fase.

Lecciones aprendidas

Conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestran cómo se abordaron los problemas del proyecto o cómo deberían abordarse en el futuro con el fin de mejorar los resultados posteriores.

Hito

Situación o acontecimiento importante en un proyecto, programa o cartera.

Planificación de hitos

Tipo de programa que presenta hitos con fechas previstas.

Proceso de supervisión y control

Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.

Proceso de planificación

El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto.

Proyecto

Iniciativa temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado únicos.

Carta del proyecto

Documento emitido por la persona que inicia el proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gestor la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Gestión de proyectos

Aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo.

Gestor de proyectos

Persona asignada por la organización que realiza el proyecto para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Programa del proyecto

Resultado de un modelo de programa que presenta actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos planificados.

Equipo del proyecto

Conjunto de personas que ayudan al gestor de proyectos a realizar el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.

Ámbito

Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Cambios imprevistos

Ampliación incontrolada del ámbito del producto o el proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos.

Patrocinador

Persona o grupo que proporciona recursos y ayuda al proyecto, programa o cartera y es responsable de facilitar el éxito.

Grupo de interés

Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que se ve afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Registro del grupo de interés

Documento del proyecto que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los grupos de interés del proyecto.

Recurso

Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.

Riesgo

Evento o condición inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo o negativo sobre uno o varios de los objetivos del proyecto.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Descomposición jerárquica del ámbito total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo y crear los resultados requeridos.