Módulo 2: INICIACIÓN DEL PROYECTO

Al comenzar un proyecto, en primer lugar se deben definir los objetivos del mismo. Se trata de una oportunidad para decidir qué medidas se tomarán y cuáles será el resultado esperado. Aprenderás más acerca del producto final como el producto, servicio o resultado de un proceso.

Empecemos

El proceso de iniciación

Leon: “En el proceso de iniciación de nuestro servicio de entrega de comida a personas mayores, tenemos tres objetivos:

Definir el proyecto: estamos creando un servicio que las personas mayores pueden utilizar fácilmente cada semana y que les permite sentirse menos estresadas en su día a día.
Identificar a los grupos de interés: hemos identificado el consejo escolar, la residencia de ancianos, la tienda local y los miembros de nuestro equipo como grupos de interés.
Autorizar el proyecto: tenemos que contar con la aprobación del consejo escolar y nos gustaría tener la opinión de la residencia de ancianos para saber si estamos dando los pasos adecuados. Naturalmente, los miembros de nuestro equipo también tienen que estar de acuerdo”.

Definición del proyecto: preguntas básicas

Leon: “Al comenzar un proyecto, en primer lugar se deben definir los objetivos del mismo. Se trata de una oportunidad para decidir qué medidas se tomarán y cuáles serán los resultados esperados. Un producto final es el producto, servicio o resultado de un proceso.”

Las siguientes seis preguntas básicas ayudan a los equipos a definir mejor su proyecto:

- ¿Por qué? ¿Por qué se inicia el proyecto? ¿Por qué es ese nuestro motivo para iniciar el proyecto?
- ¿Quién? ¿Para quién se realiza este trabajo? Identifica a las personas que participen o se vean afectadas por los resultados del proyecto, tanto de forma positiva como negativa.
- ¿Qué? ¿Qué producto vamos a entregar? ¿Qué tareas debemos realizar? ¿Qué recursos y fondos necesitamos para obtener estos resultados
- ¿Cuándo? ¿Cuándo vamos a producir estos productos finales? ¿Cuándo aprobará y aceptará el patrocinador del proyecto el producto final?
- ¿Dónde? ¿Dónde se utilizarán los productos finales? ¿Dónde se realizará esto? Si un centro escolar está planeando un picnic anual para recaudar fondos, la respuesta podría ser “un parque cercano”.
- ¿Cómo? ¿Cómo vamos a alcanzar las metas y los objetivos del proyecto? ¿Cómo se medirá el éxito?

Actividad 5: Definición del proyecto

Lee la descripción del proyecto. ¿Qué preguntas no se han respondido? Comprueba si falta alguna de las seis preguntas básicas: ‘¿Por qué?‘, ‘¿Quién?‘, ‘¿Qué?‘, ‘¿Cuándo?‘, ‘¿Dónde?‘ y ‘¿Cómo?‘.

Sal:

“Iniciamos este proyecto porque queremos ayudar a las personas mayores de nuestra ciudad con sus compras.
Hemos puesto en marcha este servicio destinado específicamente a las personas mayores, ya que hemos observado que muchas veces a nuestras familias les viene bien esta ayuda. Si no tenemos éxito con el proyecto, habrá padres y personas mayores que quieran utilizar nuestro servicio y que se sentirán decepcionados.
Vamos a prestar un servicio de atención telefónica. Las personas mayores recibirán cuadernos en los que podrán anotar su lista de la compra. Contamos con una financiación colectiva de 1000 euros como presupuesto y organizaremos un evento para recaudar fondos si nos pasamos del presupuesto.
Todos los productos finales se llevarán al evento de lanzamiento, ya que estamos recaudando el presupuesto para las necesidades adicionales a través de un evento de recaudación de fondos.
Vamos a lograr el objetivo del proyecto reuniéndonos cada semana a partir de la primera semana de enero, repartiéndonos las tareas y ayudándonos mutuamente cuando alguien no pueda o tenga miedo de realizar la actividad que le corresponde.
Nuestro éxito se medirá por los comentarios que recibamos antes y después del lanzamiento de nuestro servicio. Enviaremos una encuesta para que los grupos de interés nos cuenten sus experiencias y podamos seguir mejorando nuestro servicio tras el lanzamiento”.

Identificación de los grupos de interés

Emma: “Como se ha mencionado en la introducción, los grupos de interés son las personas u organizaciones que participan o tienen un interés, ya sea de forma positiva o negativa, en el proyecto o en sus resultados.

En el proceso de iniciación, los equipos de los proyectos suelen crear un registro de los grupos de interés, que incluye a las personas implicadas o afectadas por el proyecto, su función en el mismo (cliente, patrocinador, miembro del equipo o público) y su información de contacto. “

Activity 6: Identificación de los grupos de interés

Arrastra los grupos de interés adecuados a las funciones correctas para el lanzamiento del servicio de entrega de comida para personas mayores basándote en el texto que se facilita a continuación.

Gabby: “Ya hemos solucionado un par de cuestiones para la realización de nuestro proyecto. Tenemos una reunión con Barbara para entender mejor lo que está permitido y lo que no está permitido desde la perspectiva del centro escolar para crear nuestro servicio. Después hablaremos también con las personas de la residencia de ancianos cuando se reúnan como cada mes con el grupo de Keira para comprobar si todos están de acuerdo. Emma se encargará de garantizar que esto se realice a tiempo y de mantener la visión de conjunto. Sal le ayudará en esta tarea. Y, por último, ya hemos recibido algunos descuentos en la comida por parte de Reuben, que tiene una tienda en la ciudad que es conocida dentro de la residencia de ancianos”.

Carta del proyecto

Leon: “Las preguntas Por qué, Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Cómo se utilizan para crear una carta del proyecto. Una carta del proyecto es un documento que “autoriza” el inicio de un proyecto y se utiliza para aclarar y perfeccionar el proyecto.

Hemos introducido el nombre de la gestora de proyectos y hemos enumerado los miembros del equipo, que son las personas que participan en el proyecto.

En la descripción del proyecto hemos incluido nuestros objetivos. Nuestros objetivos deben ser específicos, cuantificables y observables y pueden servir de guía para realizar nuestro proyecto desde el principio hasta el final. Cuanto más claros seamos en la definición de los objetivos, más fácil será seguir avanzando.

En la razón/justificación del proyecto hemos introducido el motivo por el que se realiza este proyecto. Esto responde a la pregunta del “por qué”.

Un hito es un plazo de tiempo estimado en el que se cumplirá un objetivo principal.

Los criterios de aceptación documentan cómo se evaluará nuestro producto final con los usuarios y cómo será la calidad del producto final. Define cómo sabremos cuándo hemos finalizado y si hemos completado con éxito nuestros objetivos.

Las suposiciones son factores sobre el proyecto que consideramos ciertos sin obtener pruebas. Identificar las suposiciones ayuda a un equipo a aclarar las hipótesis que no comparten todos los miembros del equipo. Por ejemplo, para saber si nuestro producto es necesario.

Una restricción es cualquier factor que impida cumplir el objetivo de nuestro proyecto. Puede tratarse de restricciones de presupuesto, tiempo, disponibilidad de las personas o cualquier otro factor.

El riesgo incluye cualquier situación inesperada que nos podamos encontrar. Tenemos que pensar en los posibles riesgos al principio de nuestro proyecto para poder gestionarlos adecuadamente y crear un plan de respuesta. Aunque no podemos predecir todas las situaciones, cuanto más preparados estemos, más éxito puede tener nuestro proyecto. Un ejemplo de riesgo podría ser que lloviera durante un evento que está previsto celebrarse en el exterior. Una respuesta podría ser pensar en una ubicación alternativa en caso de que llueva”.

Carta del proyecto

Hito: Su comida a domicilio

Gestora de proyectos: Emma

Miembros del equipo: Sal, Gabby y Leon

Grupos de interés: Keira Beltran de la residencia de ancianos y Barbara Brussels del consejo escolar

Sponsor: Reuben Aguilar from the Local Store

Descripción del proyecto:
¿Cuál es el objetivo de tu proyecto?
Entregar comida para las personas de nuestra residencia de ancianos local de forma que les resulte cómodo.

Motivo/justificación del proyecto:
¿Por qué estás realizando este proyecto?
El objetivo básico del proyecto es desarrollar un servicio sencillo y fácil de usar para las personas mayores sin necesidad de utilizar herramientas digitales con las que puedan sentirse menos cómodas.

Hito principal:
¿Cuáles son los grandes aspectos del progreso? ¿Cuáles son los objetivos? ¿Para cuándo están previstos?
Aprobación del consejo escolar (abril): crear una propuesta del proyecto para que el consejo escolar conozca lo que estamos desarrollando y recibamos un “sí o un no”.

Pruebas de usuarios (mayo): recibir la opinión de la residencia de ancianos sobre nuestro servicio. Nos entrevistamos con ellos para saber qué suposiciones podemos tener y a qué necesidades podemos responder.

Evento de lanzamiento (18 de junio): lanzar nuestro servicio y ofrecer comida a nuestros primeros cinco clientes y celebrar el lanzamiento con un evento.

Criterios de aceptación:
¿Cómo se evaluará el producto final?

El proyecto se realizará a tiempo, se ajustará al presupuesto y cumplirá los requisitos del consejo escolar.
Todas las suposiciones se comprueban con los usuarios.
Se formaliza un contrato claro con la tienda local para recibir un descuento en la comida.
Enviaremos una encuesta después del evento de lanzamiento para pedir opiniones.

Suposiciones:
¿Qué crees que es cierto sobre este proyecto?

Las personas de la residencia de ancianos necesitan ayuda para comprar alimentos.
Las personas mayores no siempre se sienten cómodas utilizando las herramientas digitales.
Las personas mayores tienen a veces dificultades para comprar la comida por sí mismas.
Podemos encontrar suficientes participantes para utilizar nuestro servicio.
Podemos captar suficiente interés para asistir a nuestro evento de lanzamiento.

Restricciones:
¿Qué factores limitarán la realización del proyecto?

Somos un equipo nuevo y tenemos que conocernos entre nosotros.
Tenemos restricciones del consejo escolar en cuanto a lo que está permitido llevarse a cabo en el proyecto.
Tenemos un presupuesto limitado.
Faltan 6 meses para el evento de lanzamiento.

Riesgos:
¿Qué aspectos podrían causar problemas durante el proyecto?

La colaboración con nuestro patrocinador (la tienda local) no ha podido seguir adelante.
Podemos tener grandes desacuerdos en nuestro equipo.
Estamos demasiado ocupados con otras tareas escolares.
No tenemos ningún interés por la residencia de ancianos.
No podemos captar suficiente interés para que la gente acuda a nuestro evento de lanzamiento.

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Módulo 3 – Planificación

Terminología clave

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Criterios de aceptación

Conjunto de condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los productos finales.

Actividad

Parte distinta y programada del trabajo realizado durante el curso de un proyecto.

Suposición

Factor en el proceso de planificación que se considera verdadero, real o cierto, sin prueba o demostración.

Proceso de cierre

Procesos realizados para completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.

Gestión de las comunicaciones

Componente del plan de gestión del proyecto, programa o cartera que describe cómo, cuándo y quién gestionará y difundirá la información sobre el proyecto.

Restricción

Factor limitante que afecta a la ejecución de un proyecto, programa, cartera o proceso.

Producto final

Cualquier producto, resultado o capacidad únicos y verificables para realizar un servicio que se requiere para completar un proceso, fase o proyecto.

Proceso de ejecución

Es el proceso de trabajo que se lleva a cabo a través del plan del proyecto. La fase de ejecución implica la realización de las actividades previstas durante el proceso de planificación.

Proceso de iniciación

Proceso realizado para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto existente, con la obtención de la autorización para iniciar dicho proyecto o fase.

Lecciones aprendidas

Conocimientos adquiridos durante un proyecto que muestran cómo se abordaron los problemas del proyecto o cómo deberían abordarse en el futuro con el fin de mejorar los resultados posteriores.

Hito

Situación o acontecimiento importante en un proyecto, programa o cartera.

Planificación de hitos

Tipo de programa que presenta hitos con fechas previstas.

Proceso de supervisión y control

Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. La supervisión y el control implican garantizar que todas las actividades del plan del proyecto se realicen a tiempo y se ajusten al presupuesto, así como abordar cualquier cambio necesario para lograr con éxito los objetivos del proyecto.

Proceso de planificación

El gestor de proyectos y los miembros del equipo definen las actividades necesarias para completar el producto, servicio o resultado final. También deciden el personal y los recursos necesarios, y establecen el calendario y el presupuesto disponible para el proyecto.

Proyecto

Iniciativa temporal realizada para crear un producto, servicio o resultado únicos.

Carta del proyecto

Documento emitido por la persona que inicia el proyecto o el patrocinador que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y otorga al gestor la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Gestión de proyectos

Aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del mismo

Gestor de proyectos

Persona asignada por la organización que realiza el proyecto para dirigir el equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Programa del proyecto

Resultado de un modelo de programa que presenta actividades vinculadas con fechas, duraciones, hitos y recursos planificados.

Equipo del proyecto

Conjunto de personas que ayudan al gestor de proyectos a realizar el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos.

Ámbito

Trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Cambios imprevistos

Ampliación incontrolada del ámbito del producto o el proyecto sin ajustes de tiempo, coste y recursos.

Patrocinador

Persona o grupo que proporciona recursos y ayuda al proyecto, programa o cartera y es responsable de facilitar el éxito.

Grupo de interés

Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibir que se ve afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Registro del grupo de interés

Documento del proyecto que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los grupos de interés del proyecto.

Recurso

Miembro del equipo o cualquier elemento físico necesario para completar el proyecto.

Riesgo

Evento o condición inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo o negativo sobre uno o varios de los objetivos del proyecto.

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Descomposición jerárquica del ámbito total del trabajo que debe llevar a cabo el equipo del proyecto para cumplir los objetivos del mismo y crear los resultados requeridos